Hoe technologie accountant en ondernemer naar elkaar toe laat groeien

27 mei - Nicholas De Nil & Kayo Quintens

De ondernemer en zijn boekhouder, het is een relatie waar elke zaakvoerder wel een andere mening over heeft. De ene hoort zijn accountant één keer per jaar om de jaarcijfers te overlopen, en voor de andere is de accountant de vertrouwenspersoon die mee nadenkt over de werking en toekomst van het bedrijf. De oorsprong van deze verschillende visies is terug te brengen naar de historische rol van de boekhouder, waarbij de focus lag op het correct verwerken van de financiële gegevens met als doel een foutloze neerlegging van de cijfers. De input bestond vaak uit een goed gevulde schoendoos, en de output bleef meestal beperkt tot een dikke bundel papier met daarin heel wat cijfers waar geen enkele ondernemer opgewekt van werd (op enkele individuen na).

De rol van de accountant, en voornamelijk de relatie met de ondernemer, is het laatste decennium sterk geëvolueerd. En dat dankzij allerlei technologische evoluties.

Grofweg zou je het proces van de boekhouding in 3 stappen kunnen opsplitsen: aanleveren, verwerken en rapporteren. De meest betrokken ondernemer speelt in ieder van deze stappen een rol.

Het begint allemaal bij het aanleveren. Door de digitale evolutie van de laatste 10 jaar is er zeer veel veranderd, en verloopt de informatiestroom van ondernemer naar boekhouder veel meer geautomatiseerd. Van zodra verkoopfacturen niet meer in een schoendoos worden aangeleverd stijgt de efficiëntie al. Octopus, een innovatieve boekhoudsoftwareleverancier en partner van Bizzcontrol, begrijpt hoe de ondernemer al van in dit stadium bij de boekhouding betrokken kan worden. Via hun klantenportaal kan je eenvoudig aankoop- en verkoopfacturen uploaden en valideren waarna ze in het documentenbeheer (DMS) gekoppeld worden aan boekingen, relaties, dossiers, afschrijvingen e.d. Kan je ook nog eens rekeninguittreksels automatisch inlezen dankzij een coda-mandaat, dan beschik je steeds over up-to-date cijfers. Door het feit dat Octopus in de cloud is, kan de ondernemer documenten uploaden van op het even welke plaats en wanneer het hem uitkomt. Het boekhoudkantoor aan de andere kant, beschikt sneller over alle documenten en kan het werk efficiënter aanpakken dan wanneer alles last minute voor de BTW-piek ingediend wordt.

Deze doorgedreven automatisatie zorgt uiteraard voor een grotere ‘convenience’ bij de ondernemer, maar hierdoor dreigt het pure boekhoudkundige werk meer een ‘commodity’ te worden, en dienen accountants zichzelf heruit te vinden om relevant te blijven ten opzichte van hun concurrenten. Door te focussen op de ‘customer experience’, en in te zeten op proactief advies, zullen ze hun relevantie zeker blijven behouden. Uit een onderzoek van Xerius in samenwerking met UHasselt dat peilt naar de tevredenheid van ondernemers ten opzichte van hun accountant, blijkt dat ondernemers naast een bekwame accountant voornamelijk op zoek zijn naar wederzijds begrip en empathie. Het gevoel dat de accountant bezig is met de bezorgdheden van de ondernemer en vooral communiceert ‘met’ in plaats van enkel ‘naar’ de klant zorgt voor een stijgende tevredenheid. Accountants die zich beperken tot het periodiek aanleveren van een standaard rapportering zullen hierin tekortschieten. Boekhoudkantoren die echter volop de kaart trekken van persoonlijk proactief advies, zullen een stijgende klantentevredenheid snel vertaald zien in stijgende omzet en marges. Ondernemers geven immers aan weldegelijk te willen betalen voor de extra waarde die ze ervaren.

Accountants zijn echter geen IT’ers, en zijn al jarenlang vertrouwd met het toelichten van cijfers aan de hand van een resultatenrekening en balans. Zelf aan de slag gaan met ‘Business Intelligence’ toepassingen is aan de meeste accountants niet besteed. Het is exact op dit domein waar Bizzcontrol de accountant te hulp schiet, en elke technische hindernis wegneemt. Via een rechtstreekse koppeling met Octopus, transformeert Bizzcontrol de debets en credits in dynamische analysemodules. Als accountant kan je zo begrijpbare inzichten uit de cijfers halen, en deze vertalen in actiegericht advies op maat van de ondernemer. Vanuit een centrale cockpit behoud je het overzicht over alle dossiers heen, en kan je zeer gericht proactief advies aanbieden. De vraag beantwoorden voor ze gesteld wordt, is een van de krachtigste diensten die je als accountant kan aanbieden aan jouw ondernemer. Door op regelmatige basis op een begrijpbare manier samen door de cijfers te gaan, en de ondernemer extra inzichten te verschaffen, toon je automatisch een grote betrokkenheid, en groeit het wederzijds begrip op een natuurlijke manier.

Het is exact die combinatie van een eenvoudige input en documentverwerking, samen met een kwaliteitsvolle output in de vorm van begrijpbare inzichten en relevant advies, waardoor accountant en ondernemer de laatste jaren sterker naar elkaar zijn toegegroeid. Waar technologie vroeger nog beschouwd werd als een potentiële bedreiging voor de accountancysector, zijn de innovatieve accountancykantoren er nu van overtuigd dat technologie juist een versterkende rol speelt om de waarde naar hun klanten toe te verhogen. Het feit dat je als ondernemer hierdoor minder tijd moet steken in jouw administratie, en meer waardevolle real-time inzichten terugkrijgt, kan alleen maar toegejuicht worden!

Over Bizzcontrol

Bizzcontrol biedt het boekhoudkantoor een platform aan om meer advieswaarde te creëren voor haar klanten. Met behulp van Business Intelligence transformeren we de statische boekhouddata in real-time dynamische rapporten en analyses in de taal van de ondernemer.