Waarom een regelmatige rapportering een goed idee is?

13 augustus - Nicholas De Nil

Voor veel KMO’s blijft hun financiële rapportering beperkt tot de statische rapporten die ze maandelijks, per kwartaal of in het slechtste geval per jaar van hun boekhouder krijgen. Vaak bevat deze rapportering slechts een algemene status van hun balans (iemand die hier gelukkig van wordt?) en een overzicht van de resultatenrekening. Voor veel ondernemers blijft dit een redelijk conceptueel gegeven, en is het logische gevolg dat er geen vraag of nood is naar een meer regelmatige rapportering.

Meten is weten

Waarom opper ik in dit artikel dan voor een meer regelmatige rapportering? Laat ons beginnen bij het begin: meten is weten. Ondernemen op buikgevoel heeft er zeker voor gezorgd dat enkele jonge ondernemingen snel zijn kunnen uitgroeien tot standvastige KMO’s, maar heeft er evengoed tot geleid dat veel meer jonge ondernemingen nu niet meer bestaan. Dit buikgevoel leidt immers in de meeste gevallen tot het nemen van beslissingen die leiden tot suboptimale oplossingen, die op termijn kunnen leiden tot financiële problemen voor de onderneming. Als ondernemer besteed je best veel tijd aan administratie, en bezorg je je boekhouder zeer veel gegevens en documenten. Het zou dan toch jammer zijn dat je enkel voor de ‘input’ zorgt, en je geen meerwaarde haalt uit deze cijfers die in principe continu en real-time raadpleegbaar zijn?

Meten is weten

Waarom opper ik in dit artikel dan voor een meer regelmatige rapportering? Laat ons beginnen bij het begin: meten is weten. Ondernemen op buikgevoel heeft er zeker voor gezorgd dat enkele jonge ondernemingen snel zijn kunnen uitgroeien tot standvastige KMO’s, maar heeft er evengoed tot geleid dat veel meer jonge ondernemingen nu niet meer bestaan. Dit buikgevoel leidt immers in de meeste gevallen tot het nemen van beslissingen die leiden tot suboptimale oplossingen, die op termijn kunnen leiden tot financiële problemen voor de onderneming. Als ondernemer besteed je best veel tijd aan administratie, en bezorg je je boekhouder zeer veel gegevens en documenten. Het zou dan toch jammer zijn dat je enkel voor de ‘input’ zorgt, en je geen meerwaarde haalt uit deze cijfers die in principe continu en real-time raadpleegbaar zijn?

Snel ingrijpen

Als er iets misgaat in je onderneming, wil je dit niet pas enkele maanden later ondervinden tijdens de bespreking met je boekhouder. Hoe sneller je kunt ingrijpen, hoe sneller je de risico’s kunt omvormen tot eventuele opportuniteiten. Vergelijk het runnen van je onderneming gerust met het besturen van een vliegtuig: om je bestemming te bereiken is het niet voldoende om de juiste richting te kennen, je dient continu bepaalde parameters te monitoren om je onderneming in een gezonde situatie richting je doel te leiden. Wat brandstof is voor een vliegtuig, is cash voor jouw onderneming. Heb je genoeg cash op de rekening om de maandelijkse kosten te betalen, of zit er geld vast in jouw werkkapitaal (geld om voorraden aan te kopen, geld dat je nog dient te ontvangen van jouw klanten)? Een continue monitoring van jouw cashflow is één van de zaken die je als ondernemer helpt de financiële gezondheid van jouw bedrijf op peil te houden.

Begrip van het verleden vormt de basis voor een inzicht in de toekomst

Als reactie op financiële rapportering hoor ik af en toe: “waarom zou ik kijken naar het verleden, het zijn de toekomstige cijfers waar ik in geïnteresseerd ben en nog iets aan kan doen”. In se kan ik deze reactie alleen maar toejuichen, kijken naar de toekomst is inderdaad wat je als ondernemer dient te doen. Maar, en hier stop ik met juichen, om te weten waar je naar toe wilt, dien je eerst goed te begrijpen waar je vandaan komt… Ik verklaar mij nader: als je een omzetgroei wilt realiseren dien je eerst te weten hoe jouw omzetten zijn geëvolueerd de laatste maanden. Op welke klanten zijn omzetten gestegen of gedaald, wat was de impact van recente prijsstijgingen of promoties, … Begin dus bij het begin: begrijp eerst goed jouw situatie van gisteren en vandaag, vooraleer je de toestand van morgen gaat proberen voorspellen...

Conclusie

Ik zou nog een hele tijd kunnen doorgaan met het opsommen van voordelen, maar net zoals bij een regelmatige rapportering is het belangrijk om je te beperken tot enkele essentiële aandachtspunten. Het is juist door die regelmatige focus te leggen op de kerncijfers van jouw bedrijf, en door snel inzicht te verwerven in de ‘drivers’ achter bepaalde afwijkingen of evoluties in je omzet, kosten, cashflow, … dat je ook snel kunt bijsturen. Hierdoor krijg je een veel betere grip op de huidige resultaten van jouw onderneming, wat je in staat zal stellen om toekomstige resultaten beter te gaan voorspellen.

Over Bizzcontrol

Bizzcontrol biedt het boekhoudkantoor een platform aan om meer advieswaarde te creëren voor haar klanten. Met behulp van Business Intelligence transformeren we de statische boekhouddata in real-time dynamische rapporten en analyses in de taal van de ondernemer.