Even as a small enterprise you should make a budget.

October 19, 2020 - Nicholas De Nil

Bij de meeste grote ondernemingen is het nu volop budgetperiode. De financiële controllers vragen een grote hoeveelheid informatie op bij de business (verwachte verkoopcijfers, evolutie van kostprijzen, geplande uitgaves, geplande investeringen,...) en transformeren deze veelheid aan cijfers in een gedetailleerd budget van de resultatenrekening met daaruit vloeiend een op maat gemaakt cashflow plan. Voor de meeste kleinere ondernemingen is een budget vaak niet aan de orde, voornamelijk omwille van de relatief hoge complexiteit (of toch de perceptie hiervan) en het grote vertrouwen op het buikgevoel. In dit artikel ga ik toch een poging doen om zelfs de kleinste KMO te overtuigen dat het opstellen van een budget zeker een grote toegevoegde waarde heeft, en helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn...

Een budget is altijd fout

Laat ons beginnen bij het begin: een budget is altijd fout! Niemand kan de toekomst voorspellen (zelfs van Nostradamus wordt gezegd dat hij het niet altijd juist had), dus pin je zeker niet vast op het opstellen van een 100% correct budget, het zal je niet lukken. Wat je echter wel perfect kunt doen, is het opstellen van assumpties die gelinkt zijn aan doelstellingen (hoeveel procent zal ik mijn omzet kunnen laten stijgen, hoeveel zullen mijn kostprijzen stijgen of dalen, hoeveel extra personeel zal ik nodig hebben om deze groei te behalen, welke marketing uitgaves zal ik doen om deze groei te ondersteunen,...). En het goede nieuws? Hier mag je gerust gebruik maken van jouw buikgevoel! Door jouw financieel resultaat op te knippen in verschillende relevante stukken (omzet, directe kosten, personeelskost, marketing kost, voorraadbeheer, debiteurenbeheer,...) en op elk van deze onderdelen jouw buikgevoel los te laten, zal je op een zeer korte tijd een zeer gedetailleerd financieel plan kunnen opstellen dat uiteraard nog steeds fout is, maar wel 100% weergeeft hoe jij jouw onderneming ziet evolueren!

Een budget is altijd fout

Laat ons beginnen bij het begin: een budget is altijd fout! Niemand kan de toekomst voorspellen (zelfs van Nostradamus wordt gezegd dat hij het niet altijd juist had), dus pin je zeker niet vast op het opstellen van een 100% correct budget, het zal je niet lukken. Wat je echter wel perfect kunt doen, is het opstellen van assumpties die gelinkt zijn aan doelstellingen (hoeveel procent zal ik mijn omzet kunnen laten stijgen, hoeveel zullen mijn kostprijzen stijgen of dalen, hoeveel extra personeel zal ik nodig hebben om deze groei te behalen, welke marketing uitgaves zal ik doen om deze groei te ondersteunen,...). En het goede nieuws? Hier mag je gerust gebruik maken van jouw buikgevoel! Door jouw financieel resultaat op te knippen in verschillende relevante stukken (omzet, directe kosten, personeelskost, marketing kost, voorraadbeheer, debiteurenbeheer,...) en op elk van deze onderdelen jouw buikgevoel los te laten, zal je op een zeer korte tijd een zeer gedetailleerd financieel plan kunnen opstellen dat uiteraard nog steeds fout is, maar wel 100% weergeeft hoe jij jouw onderneming ziet evolueren!

Een leidraad die jouw strategie meetbaar maakt

En hiermee komen we naadloos tot de volgende sectie: waarom zou je in godsnaam tijd en moeite steken in iets waarvan je toch weet dat het per definitie fout is? Vergelijk het gerust met het klassieke kaartlezen van 20 jaar geleden toen je je reis naar Frankrijk plande. Op een grote kaart duidde je de start en eindbestemming aan, met daartussen de grote lijnen van je route. Eventueel waren er 2 of 3 verschillende routes die tot dezelfde eindbestemming leidden, en afhankelijk van het verkeer op de weg, paste je de route onderweg nog aan. Op basis van de tussenpunten maakte je een inschatting wanneer je op jouw bestemming ging toekomen. Maar guess what: niemand kwam aan op exact het ingeschatte uur! Zonder kaart zou je echter enkel doelloos in het rond blijven rijden. En dat is ook wat een budget betekent voor jouw onderneming: een leidraad die jou begeleidt naar jouw doel, op basis van een uitgestippelde strategie.

Ben je goed of slecht bezig?

Als onderneming is het belangrijk om te weten of je goed of slecht bezig bent. Maar wat is dat nu, goed of slecht bezig zijn? De meeste ondernemingen vergelijken hun financieel resultaat met dat van een jaar eerder. Dit is uiteraard een essentieel gegeven, aangezien je op die manier twee échte cijfers met elkaar vergelijkt, en zo weet of je meer of minder omzet, kosten, cash,... hebt gegenereerd versus het jaar ervoor. Hierdoor weet je zeer goed waar je onderneming zich bevindt, en hoe ze daar is terecht gekomen. Maar of dit nu goed of slecht is, kan je enkel ontdekken door jouw resultaat te vergelijken met jouw vooraf gestelde doelstelling. Als jouw omzet met 10% is gestegen, maar je had 20% verwacht (omdat je bvb. een extra sales persoon hebt aangeworven en meer marketing kosten hebt gemaakt) dan sta achter op jouw eigen doelstelling. Dit geeft jou de kans om tijdig bij te sturen, om zo eventueel de komende maanden toch het beoogde eindresultaat voor het boekjaar te bekomen!

Maak het niet te ingewikkeld

De voornaamste reden dat veel kleinere ondernemingen geen budget opstellen, is door de hoge (gepercipieerde) complexiteit. Maar laat dit nu exact iets zijn waar de digitalisatie enorm bij kan helpen, en bij uitbreiding door het gebruik van Bizzcontrol (om toch een beetje reclame te maken, uiteraard). Wij vertrekken steeds vanuit de visie dat financieel management niet complex hoeft te zijn. Zo kan je in Bizzcontrol zeer eenvoudig een budget opstellen, in 3 stappen:

  1. Je selecteert een referentieperiode van waaruit je wenst te starten
  2. Je geeft een 10-tal verschillende assumpties in, op buikgevoel. Op die manier bepaal je volledig jouw resultatenrekening en daaruit vloeiende cashflow plan.
  3. Met een druk op de knop stuur je jouw cijfers terug in het platform, en kan je starten met jouw actuele resultaten te vergelijken met jouw financieel plan!

Conclusie

Een budget geeft jouw onderneming een leidraad in lijn met jouw strategie. Op die manier kan je continu aftoetsen of jouw financieel resultaat goed of slecht is, namelijk beter of minder goed dan het vooropgestelde doel. Maak jouw financieel plan echter niet té complex, want weet dat het steeds fout is! Door jouw cijfers op te knippen in verschillende relevante stukken, en hierop jouw buikgevoel los te laten, creëer je op zeer korte tijd een accuraat plan dat 100% weergeeft hoe jij jouw onderneming ziet evolueren!

About Bizzcontrol

Bizzcontrol offers the accountancy office a platform to increase its advisory value towards its clients. Using Business Intelligence we transform static accountancy data in dynamic reports and analysis tailored to the business owner.