Pour conseiller proactivement, il est essentiel que les bases soient correctes. Mais devez-vous attendre l'exactitude des chiffres avant de pouvoir faire les premiers pas vers un meilleur conseil? Ou pouvez-vous inverser la situation et vous assurer que l'exactitude des chiffres soit précisément stimulée par l'envoi d'un rapport intermédiaire (l'histoire de la poule ou de l'œuf)? Découvrez dans cet article comment Mike Collier de Fiskcouncil+ applique cette stratégie pour permettre à lui-même et à ses employés de passer de transformateurs de chiffres à partenaires d'affaires fournissant des conseils stratégiques réels.
Mike, quelle est la vision de votre bureau en matière de conseil ?
Avec Fiskcouncil+, nous voulons faire plus que de la comptabilité, nous aspirons à être un partenaire stratégique pour nos clients afin de les aider à croître. C'est le chemin que nous avons entrepris, mais il nous reste encore du chemin à parcourir ! Nous souhaitons surtout faire les bons pas ici sans faire de trop grands sauts.
Quels sont les défis que vous rencontrez sur votre chemin ?
Tout commence par l'exactitude des chiffres. Si nos clients ne livrent pas à temps ou si nous n'enregistrons pas tout correctement, il sert peu à discuter des chiffres avec notre client. Nous consacrons actuellement beaucoup de temps à demander des documents manquants, ce qui nous laisse souvent peu de temps pour donner aux clients qui livrent à temps l'analyse qu'ils méritent. De plus, notre équipe a beaucoup grandi ces dernières années, ce qui fait que je ne conserve plus une vue d'ensemble sur tous les processus internes.
Comment Bizzcontrol vous a-t-il aidé à maintenir cette vue d'ensemble ?
Grâce au cockpit du bureau avec les déclencheurs intégrés ! Depuis l'ajout des déclencheurs de contrôle interne, j'ai maintenant une vue d'ensemble claire sur tous les dossiers et je vois parfaitement où moi-même ou un de mes collaborateurs devons encore intervenir : toutes les amortissements, les coûts de personnel et les frais des dirigeants ont-ils été enregistrés, y a-t-il encore des montants importants sur le compte d'attente, ... Là où je devais auparavant ouvrir chaque dossier dans Octopus, je suis maintenant automatiquement averti. Cela me permet non seulement de gagner du temps, mais cela me donne surtout un sentiment de tranquillité d'esprit et de contrôle.
C'est formidable d'entendre cela ! Cependant, cela ne vous aide pas à obtenir les documents correctement de vos clients. Comment abordez-vous ce défi ?
Vroeger wachtten we met het delen van cijfers tot we alles aangeleverd kregen. Het was zonde van onze tijd om een tussentijdse rapportering op te stellen, als er geen waarde aan deze rapporten kon gegeven worden. Dankzij het feit dat we een rapport intérimaire maintenant très efficacement dans Bizzcontrol, hebben we dit proces omgedraaid! Nu krijgt iédere klant minstens elk kwartaal een rapport intérimaire, en dient dit eerder als een verantwoordingsstuk naar onze klanten toe. Enerzijds ce que nous livrons est clair qui blijft souvent invisible pour le client (lire : le traitement comptable, la demande de documents manquants, la préparation des déclarations, …), anderzijds encourage nos clients à à l'avenir livrer plus rapidement. Pour nombre d'entre eux, il devient soudainement clair quelle peut être la valeur pour eux s'ils livrent tout à temps, une valeur qu’ils ne percevaient souvent pas auparavant !
Et cette approche fonctionne-t-elle ?
Très certainement ! Après la déclaration de TVA d'octobre, nous avons envoyé à presque tous nos clients un rapport intermédiaire. Pas de pages interminables de chiffres, mais simplement une présentation simple d'une page du compte de résultat accompagnée des annotations générées automatiquement. J'ai recueilli leurs commentaires, et tous les clients ont été très élogieux à propos du rapport. En particulier, la présentation graphique du résultat les a aidés à vraiment comprendre leurs chiffres. Bien sûr, les chiffres n'étaient pas exacts à 100 % pour beaucoup, car certaines factures manquaient encore. Cependant, ce rapport était un moyen de les convaincre de fournir plus rapidement.
Quelle est la conséquence de cela pour votre cabinet ?
Dat wij niet langer gezien worden als een dure administrator, maar als een partner die onze klanten écht strategisch advies kan leveren! Uiteraard is het niet ons einddoel om enkel een tussentijdse rapportering uit te sturen. We willen met onze klanten in gesprek gaan en de cijfers als basis gebruiken om de juiste toekomstgerichte vragen te kunnen stellen. Op die manier denken we samen na over het bedrijf van onze klanten en helpen we hen te groeien! Het uitsturen van deze tussentijdse rapportering is voor ons gewoon een belangrijke eerste stap om te groeien in onze rol van proactieve adviesverlener.
Fantastique à entendre Mike ! Je pense que cela inspirera de nombreux autres comptables. Cependant, j'entends souvent de leur part qu'ils n'ont pas le temps de s'y consacrer. Quel conseil leur donneriez-vous dans ce cas ?
Le temps n'est, à mon avis, pas la vraie raison, il s'agit plutôt d'un doute sur la qualité des données. Générer et envoyer un rapport ne demande vraiment aucun effort, mais si vous doutez des chiffres, je comprends que vous n'osez pas appuyer sur le bouton. Mon conseil : assurez-vous que votre travail personnel est en ordre et partagez ensuite les chiffres avec vos clients, même si des documents manquent. C'est une bonne manière de montrer à votre client combien de travail vous faites en arrière-plan pour lui, et cela les incite à fournir plus rapidement. Les triggers dans Bizzcontrol, je les utilise personnellement comme outil de gestion interne pour m'assurer que nous avons bien effectué notre travail.
Votre équipe a fortement grandi ces dernières années. Comment veillez-vous à ce que vos collaborateurs 'junior' puissent suivre dans cette histoire ?
Nous utilisons réellement Bizzcontrol comme outil de formation. Nos employés apprennent dans Octopus comment tenir la comptabilité, mais dans Bizzcontrol, ils apprennent à garder le contrôle du dossier et à vraiment comprendre ce qui se passe derrière les chiffres. Nous considérons donc les rapports intermédiaires comme un document interne pour accélérer l'augmentation des connaissances de nos juniors. De cette manière, Bizzcontrol est devenu le copilote pour chacun dans notre cabinet. Au début, c'était un outil pour moi-même, mais mes collaborateurs augmentent leur connaissance et leur compétence grâce à l'utilisation de Bizzcontrol.
Sur votre site web, je lis les mots inspirants «Dis-moi et j'oublie, Apprends-moi et je me souviens, Implique-moi et j'apprends». Je suppose que votre approche est également liée à cela ?
En effet, j'avais l'habitude de croire que je devais discuter moi-même des rapports de conseil avec mes clients. Cependant, j'associe désormais toujours le gestionnaire de dossier à la conversation. De cette manière, j'améliore d'un coup la littératie financière de mes clients et de mes employés. Le gestionnaire de dossier effectue tellement de travail préparatoire, il me semble donc logique qu'ils puissent voir le résultat de leur travail et qu'à l'avenir, ils puissent également tenir ces discussions de manière autonome. Ce n'est qu'en les impliquant pleinement ici qu'ils peuvent vraiment apprendre comment évoluer eux-mêmes d'un simple exécutant de chiffres à un conseiller.
Et cela ne peut qu'améliorer la situation pour vous, votre cabinet, vos collaborateurs et surtout vos clients ! C'est formidable d'entendre comment nous, chez Bizzcontrol, vous aidons à concrétiser votre vision. Les premiers pas ont été franchis avec succès et les résultats initiaux sont clairement visibles. Nous sommes déjà impatients de franchir les prochaines étapes ensemble !
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