ProBuFisc vit une évolution numérique passionnante au service des clients et des collaborateurs. La digitalisation du bureau a été stimulée par l'automatisation du conseil afin de renforcer ainsi les relations avec les clients. Les entrepreneurs reçoivent des rapports clairs qui reflètent bien l'essence de leurs chiffres. Bart Van Geyt considère que fournir des analyses chiffrées est un rôle important des comptables. Il nous raconte comment les entrepreneurs attendent avec impatience le pack de conseils Bizzcontrol et sont ainsi même incités à envoyer les factures à temps. Lisez quels aperçus comptent selon Bart et comment il renforce ainsi la valeur humaine et les relations clients dans son bureau.
Valeur humaine dans un bureau numérique.
ProBuFisc a construit un portefeuille diversifié de clients composé d'entrepreneurs de services et d'entreprises de construction. Avec son équipe, l'expert-comptable Bart Van Geyt s'est engagé depuis longtemps à établir une relation solide avec le client, basée sur le respect mutuel, le défi et un conseil de valeur. Alors que cela se traduisait autrefois principalement par des discussions classiques sur les comptes annuels, les dividendes, les investissements et la constitution de pensions, la digitalisation a fait évoluer cela vers des rapports automatisés et perspicaces que les clients attendent désormais avec impatience. Nous demandons à Bart comment le cabinet a progressivement traversé cette évolution, quels défis ont été rencontrés et quels sont les aperçus préférés des clients.
Immédiatement engagé dans le conseil.
ProBuFisc travaille avec Exact Online depuis 2007. Les clients peuvent soumettre leurs documents de quatre manières. Ceux qui travaillent directement avec Exact – parmi lesquels de nombreux entrepreneurs du bâtiment – ont accès eux-mêmes au logiciel de comptabilité. D'autres utilisent Billit ou ont leur propre lien cloud où ils téléchargent les factures. Certains utilisent encore historiquement le papier, mais cela représente désormais une petite minorité. Le bureau de Temse mise volontiers sur une solide relation client avec un respect mutuel. Les entrepreneurs sont invités à fournir leurs documents à temps afin que les employés puissent s'atteler à leur tâche. "Si trimestre après trimestre, vous devez mendier pour recevoir des documents, cela témoigne de peu de respect", nous explique Bart. Mais en attendant, il a une arme surprenante pour motiver les entrepreneurs à adhérer à un courant numérique continu : l'outil de conseil proactif de Bizzcontrol.
"Nous investissons depuis longtemps dans la prestation de conseils où nous aimons échanger avec nos clients, les défier, oser être critiques, et en même temps donner des conseils constructifs", nous raconte Bart. Auparavant, cela se passait principalement de manière classique, sur la base du bilan annuel. "Il y a trois ans, nous avons commencé avec Bizzcontrol. Cela a grandement évolué notre prestation de conseil et nous permet de créer, en un clic, des ensembles qui guident nos clients directement à travers leur résultat dans un langage compréhensible."
Bart admet qu'il était initialement prudent. "Vous voulez toujours que votre investissement logiciel soit rentable et de plus, la prestation de conseils n'est précieuse que si les clients soumettent régulièrement des factures que nous pouvons ensuite traiter rapidement." Mais ces deux préoccupations étaient inutiles. En fait, un grand gain de temps a été réalisé lors de la préparation, par exemple, de la prévision annuelle. Les clients attendent désormais avec impatience un rapport très compréhensible et sont en partie motivés de ce fait à télécharger leurs factures de manière cohérente en vue de leur rapportage. "Les clients me signalaient autrefois parfois que le rapport n'était pas correct, mais nous renvoyons la balle : il est correct, mais vous n'avez pas correctement fourni vos documents." Et ainsi, le défi de soumettre régulièrement est devenu le motivateur pour fournir à temps les données avec lesquelles le logiciel de Bizzcontrol et l'équipe de Bart peuvent travailler. "Nous gagnons du temps, nos clients sont reconnaissants et nous disent qu'ils comprennent vraiment les chiffres maintenant, qu'ils sont plus conscients de ce sur quoi ils doivent se concentrer. C'est ce que nous aimons promouvoir en tant que bureau : créer plus de valeur humaine grâce à la numérisation."
Important pour les entrepreneurs et le cabinet : gain de temps et perspectives précieuses en langage clair.
Een belangrijk ingrediënt voor het succes is uiteraard de inhoud van het rapport. Als we erover praten, is Bart meteen op dreef. “Bizzcontrol levert met een druk op de knop een zeer overzichtelijk en begrijpelijk rapport, dat ondernemers in duidelijke taal onmiddellijk wijst op essentiële zaken.” Vroeger werd op de klassieke manier de jaarrekening, balans en het resultaat overlopen samen met de klant. Daarin staan belangrijke zaken, alleen kan een ondernemer ze er zonder uitleg niet zelf uithalen. Met de software van Bizzcontrol boeken we enorm veel tijdwinst en gaat het onmiddellijk over de essentie.
“We zijn verder geprofessionaliseerd: in plaats van een gesprek op basis van een klassieke jaarrekening, bespreken we nu resultaten aan de hand van een bundel in begrijpelijke taal die je rechtstreeks naar het resultaat leidt." Een voorbeeld? In plaats van een klassieke volgorde onder elkaar, staan de kosten met de meeste impact bovenaan en bereik je veel sneller de essentie. Zo kom je met je advies snel tot de kern.” Bart zegt dat je van een ondernemer niet mag verwachten dat hij begrip heeft van financiële analyse en termen zoals EBITDA. Tegelijkertijd geven deze belangrijke inzichten in de cijfers en zijn ze een belangrijk hulpmiddel. Het bulkt van de coaches, maar het is de taak van de accountant om je wegwijs te maken. “Dat lukt met een begrijpelijk rapport waar je bijvoorbeeld snel ziet of je voldoende marge hebt, hoe het staat met je liquiditeit… Mensen moeten het begrijpen, focus daar op", adviseert Bart zijn mede-accountants.
Conseils de Bart pour votre conseil financier :
Utilisez des outils numériques tels que Exact et Billit pour automatiser la soumission de documents. Ne vous inquiétez pas pour la soumission à temps : les rapports motivent vos clients à s'adapter.
Envoyez des rapports qui répondent aux besoins du client et assurez l'uniformité dans la manière de rapporter.
Utilisez des rapports que l'entrepreneur peut facilement comprendre. Concentrez-vous par exemple sur le compte de résultats offrant un aperçu clair du chiffre d'affaires et des coûts afin de donner une image précise de la marge brute, de l'EBITDA et du résultat net.
Offrez des conseils proactifs et consultez régulièrement le client. Les entrepreneurs qui demandent de manière proactive des rapports sont plus engagés et positifs.
Le rôle de l'expert-comptable est d'aider l'entrepreneur à acquérir une vision financière.
Les clients de ProBuFisc réagissent très positivement et donnent comme retour que le rapport est instructif. Ils apprécient la présentation visuelle du bilan et, par exemple, le ratio de liquidité qui est expliqué de manière très claire. « De nombreux clients disent qu'ils comprennent maintenant vraiment et sont reconnaissants car ils sont plus conscients de ce à quoi ils doivent faire attention », dit Bart. « Ils me demandent maintenant quand ils recevront le rapport. » Et il trouve cela très significatif : lorsque les entrepreneurs sont intéressés par les résultats intermédiaires et qu'on discute des options, ils sont étroitement impliqués dans les décisions importantes.
Comment se déroule la mise en œuvre ?
Chez ProBuFisc, les dirigeants et les collaborateurs sont étroitement impliqués dans toutes les décisions. Ils cherchent à tirer le meilleur parti de leur travail et participent à la préparation des bundles Bizzcontrol et des prévisions annuelles. L’introduction du nouveau logiciel, l'intégration avec Exact et la formation interne ont été bien encadrées par Bizzcontrol. « Le logiciel est très convivial, ce qui ne nécessite pas de formation intensive », nous confie Bart. Wim Hoornaert, fondateur et CCO chez Bizzcontrol, le confirme : « Récemment, nous avons organisé avec Liantis les Bizzgames pour les étudiants de dernière année en économie et finance. Nous souhaitons montrer aux futurs professionnels de la finance combien le rôle des comptables est précieux et quelle mine d’informations se cache dans les données comptables disponibles. Il était surprenant de voir à quelle vitesse les étudiants ont pu progresser dans Bizzcontrol après l’introduction. » Wim nous explique également comment lui et son cofondateur Nicholas De Nil aiment rester impliqués dans l’intégration des clients. Même après la mise en œuvre, le contact reste intense et il y a des discussions intermédiaires avec la Customer Success Manager Kerensa pour discuter de nouvelles idées et possibilités.
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