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Le cabinet gantois Vadecas en Partners a connu une croissance constante depuis 2007 sous l'impulsion de Chris Vandecasteele grâce à une concentration claire sur les services numériques et des conseils précieux pour les PME et les entreprises individuelles. Pour Chris, il est important de se concentrer sur un public bien défini et une offre adaptée, afin que vos clients puissent pleinement compter sur votre expertise et vos connaissances. En même temps, Chris préconise une collaboration avec des spécialistes et une utilisation intelligente des applications logicielles avec lesquelles vous pouvez en tant que comptable, offrir des conseils proactifs dans le langage de l'entrepreneur.
Qualité grâce à la concentration
Toen Chris Vandecasteele in 2007 begon, zag hij onmiddellijk veel groeipotentieel dankzij efficiëntiewinsten. De afgelopen twee jaar heeft het kantoor een sterke groei doorgemaakt naar vijftien medewerkers die inzetten op een digitale manier van werken en een waardevolle dienstverlening met veel aandacht voor advies. Vadecas specialiseert zich uitsluitend in accountancy en fiscaliteit voor Belgische KMO’s en eenmanszaken. Deze focus garandeert dat de expertise van het kantoor wordt ingezet op gebieden waarin ze grondig bedreven zijn, wat dan weer zeer gewaardeerd wordt door de klanten. In 2014 werd een eerste belangrijke digitale stap voorwaarts gezet door klanten te verplichten hun documenten digitaal aan te leveren via het portaal van WinBooks Connect. De volgende digitale stap was het digitaal verwerken van de banktransacties. Met de vlotte verwerking van facturen en banktransacties werd meteen ook de basis gelegd voor realtime boekhouden. Zo genieten de klanten ook van een volledig gedigitaliseerd boekhoudkantoor met snellere verwerkingstijden, een eenvoudigere toegang tot documenten en realtime inzicht in hun financiële rapportages.
Les nombreuses manières d'appliquer vos conseils
Chris trouve également important d'aider les entrepreneurs débutants et les entreprises individuelles avec des conseils. « Là où de nombreux bureaux évitent les droits d'auteur, nous les dirigeons volontiers vers Creative Shelter où ils reçoivent une réponse bien fondée concernant la faisabilité des revenus fiscalement attractifs basés sur les droits d'auteur. Ils obtiennent également la solution logicielle appropriée qui soulage administrativement à la fois l'entrepreneur et le comptable. »
Une autre pierre angulaire importante est le raccordement de chaque dossier avec Bizzcontrol. « Cet outil de conseil proactif peut être utilisé de plusieurs façons », explique Chris. « Avec l'analyse des dossiers, nous pouvons plonger profondément dans le dossier lors de la préparation d'un entretien de conseil et obtenir rapidement des informations cruciales. Pendant la discussion avec le client, vous pouvez également l'utiliser pour réaliser facilement des simulations qui fournissent une prévision annuelle précise. Une troisième valeur est que nous envoyons maintenant des rapports dans la langue de l'entrepreneur, offrant des informations plus rapides et compréhensibles qu'un bilan traditionnel. Une quatrième option que je trouve très intéressante est le tableau de bord qui vous permet de parcourir vos dossiers et qui vous donne un aperçu des anomalies, positives ou négatives, qui méritent une discussion proactive avec le client. »
Een bespreking in de taal van de ondernemer
Chris est conscient que les comptes annuels représentent un labyrinthe de chiffres pour de nombreux entrepreneurs. Lors d'une discussion basée sur les comptes annuels, vous avez rapidement tendance à l'expliquer d'un point de vue comptable. Le rapport Bizzcontrol explique les chiffres de manière beaucoup plus claire pour Chris. « Nous commençons maintenant par un rapport perspicace dans lequel la comptabilité est répartie en groupes de coûts clairs. Les chiffres complexes sont ainsi présentés de manière plus compréhensible. Vous pouvez, par exemple, indiquer que le coût de la flotte automobile a augmenté de tant de pour cent et quelles en sont les raisons. Vos frais de logement, salaire des dirigeants, coûts du personnel... tout est présenté joliment par groupes, ce qui fait que votre entretien de conseil est beaucoup plus efficace. »
La puissance des déclencheurs comptables automatisés
Vadecas en Partners utilise Winbooks pour gérer environ 800 dossiers. Chris surveille personnellement environ la moitié de ces dossiers et Bizzcontrol joue un rôle crucial à cet égard. Chaque nuit, le logiciel récupère tous les chiffres du package comptable, puis l'équipe peut définir des déclencheurs spécifiques qui passent automatiquement en revue les dossiers. Chaque gestionnaire de dossier peut voir l'état et les résultats pertinents de ses dossiers. Par exemple, vous pouvez voir si les impôts, les amortissements et les coûts salariaux ont déjà été enregistrés. Les déclencheurs avertissent si certaines tâches doivent encore être effectuées, comme l'enregistrement des salaires pour certaines entreprises. Pour Chris, c'est à la fois une assurance et un gain de temps : « Auparavant, nous analysions l'état des affaires pour chaque dossier individuel. Maintenant, après le premier trimestre, nous pouvons déjà déterminer si une entreprise individuelle génère un chiffre d'affaires considérablement plus élevé. ». Tout est automatisé : chaque nouveau dossier comptable dans Winbooks devient automatiquement un dossier cockpit dans Bizzcontrol, ce qui assure une bonne surveillance. « Ce cockpit, nous ne pourrions plus nous en passer », conclut Chris.
Le client remarque que vous suivez tout de près
Le générateur de rapports Bizzcontrol permet à Vadecas et Partners d'envoyer automatiquement un rapport à chaque client. Étant donné qu'ils utilisent un plan comptable fixe, la mise en correspondance a été très simple. Et grâce à l'intégration avec AdminPulse, les rapports sont envoyés chaque trimestre directement depuis le pack de gestion aux destinataires appropriés, où ils gardent une bonne vue d'ensemble sur la communication. Chris : « Dans ces rapports, nous nous concentrons sur les principaux postes tels que la rémunération des dirigeants, les frais de logement et les frais de parc de véhicules, que nous rapportons clairement dans un rapport d'une page, aussi détaillé que nous ou les clients le souhaitent. Le client est bien informé en cours de route et il remarque aussi que nous gardons tout sous contrôle ».
Exploiter pleinement votre potentiel pour rendre votre valeur ajoutée visible
Bij de start van Bizzcontrol, nu vier jaar geleden, was de missie om accountants te helpen hun ondernemers meer inzicht te geven in hun cijfers. Oprichter Nicholas De Nil legt ons uit dat het intussen even belangrijk is om dat te doen op een manier die schaalbaar is voor het hele kantoor. « Un comptable fait beaucoup de travail pour ses clients.» Nous aimons utiliser la métaphore d’un iceberg pour représenter ce travail acharné. Pour nous, il est important de rendre visible la valeur de toute cette énergie investie pour obtenir des chiffres parfaits. Nous le faisons à travers quatre piliers : rapporter, simuler, analyser et surveiller.
Les comptables peuvent générer un rapport qui transmet les chiffres d'une entreprise dans un langage et des images compréhensibles. Le comptable ou le gestionnaire de dossiers peut ensuite l'utiliser pour établir des prévisions précises grâce à des simulations. Lors de la discussion avec le client, vous utilisez le tableau de bord pour fournir des aperçus dynamiques lors de la discussion des résultats. « Ainsi, les outils rendent également votre travail visible, au-dessus de la ligne de flottaison de notre iceberg, » nous dit Nicholas.
Une innovation majeure apportée cette année se situe sous cette ligne de flottaison : la surveillance des dossiers. Une fois que vous suivez plus de cinquante dossiers, vous voulez par exemple savoir si toutes les amortissements ont été enregistrés, s'il n'y a pas de montants importants sur les comptes d'attente et s'il n'y a pas de dossiers avec une grande augmentation de chiffre d'affaires. Si vous savez que ces éléments sont en ordre, vous pouvez éventuellement ajouter des aperçus et ensuite envoyer le rapport sur la base d’un résultat intermédiaire. Ce n'est qu'une simple pression sur un bouton, mais elle permet de rendre votre travail trimestriel visible, augmentant ainsi la valeur perçue.
Donner des conseils avant même que le client ne vous appelle
Nicholas nous donne un exemple concret d'un filtre qui a été très populaire l'année dernière. Cela vous permettait d'avoir facilement un aperçu des clients qui ont plus d'un quart de million d'euros sur leur compte et avaient en même temps un ratio de liquidité sain. “Ces clients, vous les contactez pour expliquer ce qu'ils peuvent faire d'autre avec leur argent. C'est un conseil proactif”, nous dit Nicholas. “Vous aidez votre client à aller de l'avant avant même qu'il n'appelle avec la question.”
Chris ajoute : “Avant, nous devions chaque trimestre examiner et analyser les dossiers comptables. Maintenant, ce n'est plus nécessaire : vos dossiers sont continuellement analysés en arrière-plan. “Vous voyez les conclusions sur un tableau de bord sans avoir besoin de consulter le dossier comptable.” La combinaison du logiciel et de votre connaissance personnelle du client rend le tout complet pour Chris : “Pour un client, le compte à vue peut fluctuer fortement, mais par exemple pour une société de gestion, vous pouvez conseiller de placer l'argent sur un compte à terme rapportant trois et demi pour cent. Ainsi, vos honoraires sont rapidement récupérés.”
Excel sous stéroïdes
Une fonction que Chris trouve particulièrement utile est le simulateur de budget. L'écran avec lequel vous simulez le budget ou prévoyez le flux de trésorerie, Chris le décrit comme un “Excel sous stéroïdes”. Vous pouvez ajuster les ventes, les coûts, le personnel, les stocks ou d'autres postes et vous obtenez immédiatement une mise à jour de leur impact. Si vous prévoyez, par exemple, d'embaucher du personnel supplémentaire au dernier trimestre, de louer de nouveaux locaux ou de faire un investissement important, vous pouvez saisir ces modifications immédiatement et voir directement quel impact elles auront sur vos résultats. Lorsque vous saisissez vos données fiscales, il devient immédiatement clair quelle sera l'impôt attendu sur le résultat en 2024. Lorsque le client demande alors un avis comparatif, Chris peut immédiatement présenter le résultat après le premier trimestre. “Ces prévisions sont précieuses car vous pouvez estimer les résultats futurs pour les paiements fiscaux et les attentes de bénéfices. En raison de l'augmentation des prélèvements fiscaux, il est essentiel d'avoir dès le début de l'année une estimation précise.”
De la même manière, vous pouvez maintenant aussi prévoir le flux de trésorerie. Bizzcontrol vous permet de faire des simulations où vous tenez compte, par exemple, des stocks, des créances en suspens et des crédits, des chiffres historiques et des influences saisonnières, des augmentations de chiffre d'affaires et plus encore. L'entrepreneur voit en bas du calcul le flux de trésorerie par trimestre et comprend ainsi mieux l'impact considérable des modifications sur le flux de trésorerie total.
Chris conclut : “Ainsi, nous pouvons vraiment les aider à maintenir une position de trésorerie saine. Grâce à notre outil de conseil proactif, nos entrepreneurs obtiennent non seulement une vision de leurs finances, mais vous anticipez aussi avec des conseils qui les aident à progresser. Nous travaillons ensemble avec le client sur des chiffres complexes qui sont présentés de manière compréhensible. Cela rend votre rôle de conseiller visible.”
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