De accountant die vooruit durft te kijken

Hoe Vermetten met één gezamenlijke visie de stap maakt van rapporteren naar adviseren

Toen Vermetten de afgelopen jaren uitgroeide tot tien vestigingen verspreid over Noord-Brabant, bracht die groei veel meer met zich mee dan alleen nieuwe collega's en klanten. Iedere overname voegde kennis, ervaring en ondernemerschap toe aan de organisatie, maar tegelijkertijd ontstond een landschap waarin verschillende werkwijzen, processen en software naast elkaar bestonden. Dat werkte zolang iedere vestiging vooral zelfstandig opereerde. Maar wie als één organisatie verder wil groeien, komt vroeg of laat voor een andere uitdaging te staan.

Hoe zorg je ervoor dat een ondernemer in Gilze dezelfde kwaliteit ervaart als een ondernemer in Etten-Leur of Breda? Hoe deel je kennis tussen vestigingen zonder dat iedereen zijn eigen werkwijze blijft volgen? En misschien nog wel belangrijker: hoe creëer je ruimte voor accountants om ondernemers niet alleen te vertellen wat er is gebeurd, maar vooral wat er morgen mogelijk is?

Voor Vermetten begon het antwoord niet bij software.

"Veel organisaties starten met de vraag welk pakket ze nodig hebben," vertelt Jurgen Kolsteren, accountant en partner bij Vermetten. "Wij hebben ons eerst afgevraagd hoe we als organisatie wilden werken. Pas daarna zijn we gaan kijken welke software daar het beste bij aansloot."

Die volgorde lijkt misschien vanzelfsprekend, maar volgens Jurgen maakt juist dat het verschil. Software moet geen doel op zichzelf worden. Het moet medewerkers ondersteunen en ondernemers beter helpen. Pas wanneer processen op elkaar aansluiten en data betrouwbaar beschikbaar is, ontstaat ruimte voor de gesprekken waarin accountants daadwerkelijk waarde toevoegen.

Want ook de ondernemer is veranderd.

Waar vroeger de jaarrekening het belangrijkste moment van het jaar was, verwachten ondernemers tegenwoordig veel vaker actuele inzichten. Ze willen weten hoe hun onderneming ervoor staat, welke ontwikkelingen zichtbaar worden en welke keuzes zij vandaag moeten maken om morgen succesvol te blijven. Daarmee verandert ook de rol van de accountant. Niet omdat de jaarrekening minder belangrijk is geworden, maar omdat ondernemers steeds vaker behoefte hebben aan een adviseur die gedurende het hele jaar naast hen staat.

"Het gaat niet om méér cijfers," zegt Jurgen. "Het gaat erom dat je cijfers op tijd beschikbaar hebt en er samen betekenis aan kunt geven."

Vanuit die visie begon Vermetten aan de volgende stap. De organisatie wilde niet simpelweg een nieuw softwarepakket implementeren, maar een uniforme softwarestraat ontwikkelen waarin gegevens nog maar één keer worden verwerkt en vervolgens beschikbaar zijn voor iedereen die ermee werkt. Dat maakt samenwerking eenvoudiger, verhoogt de kwaliteit van de data en voorkomt dat collega's op verschillende manieren hetzelfde werk uitvoeren.

Binnen die softwarestraat kreeg Bizzcontrol een belangrijke rol. Niet omdat Vermetten behoefte had aan nóg meer dashboards, maar omdat het platform helpt om gesprekken met ondernemers inhoudelijk sterker te maken. Rapportages, begrotingen, prognoses en Bizz Briefings geven accountants eerder inzicht in de ontwikkeling van een onderneming, terwijl benchmarking op termijn nieuwe mogelijkheden biedt om ondernemers nog gerichter te adviseren.

"Een ondernemer koopt uiteindelijk geen dashboard," zegt Jurgen. "Hij wil weten waar zijn bedrijf staat, welke ontwikkeling zichtbaar wordt en welke keuzes daarbij horen."

Dat klinkt eenvoudig, maar achter die verandering schuilt een zorgvuldig implementatietraject. Vermetten wist dat nieuwe software pas succesvol is wanneer medewerkers er iedere dag prettig mee werken. Daarom werd onder leiding van Arjan Gelderblom van FullFinance een projectgroep samengesteld met vertegenwoordigers uit verschillende vestigingen. Collega's sloten vrijwillig aan, dachten actief mee over de inrichting en zorgden ervoor dat de nieuwe werkwijze ook daadwerkelijk aansloot bij de praktijk. Vanaf het eerste moment maakte ook accountmanager Layla namens Bizzcontrol deel uit van die projectgroep.

Volgens haar is juist dat gezamenlijke eigenaarschap de reden dat de implementatie zo soepel verliep.

"Veel implementaties lopen niet vast op de software," vertelt Layla. "Ze lopen vast omdat mensen onvoldoende worden meegenomen in de verandering. Bij Vermetten zagen we precies het tegenovergestelde. Collega's wilden meedenken, verantwoordelijkheid nemen en samen bouwen aan een manier van werken waar de hele organisatie beter van wordt."

Die betrokkenheid stopte niet toen de software live ging. Nieuwe medewerkers maken tijdens hun inwerkprogramma direct kennis met Bizzcontrol. Daarnaast worden regelmatig webinars, kennissessies en trainingen georganiseerd om kennis actueel te houden en nieuwe mogelijkheden te delen. Volgens Jurgen zit juist daarin een belangrijk verschil met veel andere softwareleveranciers. "De implementatie stopt niet na de livegang. Bizzcontrol blijft investeren in de ontwikkeling van onze mensen. Daardoor blijft de software zich ook in de praktijk ontwikkelen."

Iedere verandering kent natuurlijk een leercurve. Ook binnen Vermetten moesten collega's wennen aan nieuwe processen en ervaren hoe verschillende applicaties elkaar versterken. Jurgen herinnert zich nog goed zijn eerste kennismaking met Bizzcontrol.

"Na de eerste demonstratie dacht ik eerlijk gezegd: dit klinkt bijna te mooi om waar te zijn."

Die twijfel verdween niet tijdens een presentatie, maar in de maanden daarna. Collega's gingen ermee werken, afspraken werden nagekomen en de voordelen werden zichtbaar in de dagelijkse praktijk. Niet alleen doordat rapportages sneller beschikbaar kwamen, maar vooral doordat accountants eerder met ondernemers in gesprek konden over de toekomst van hun bedrijf.

"Goede advisering begint bij betrouwbare data," zegt Jurgen. "Als die basis klopt, ontstaat vanzelf ruimte voor het gesprek waarin wij als accountant echt het verschil maken."

Juist daar ziet Vermetten de komende jaren de grootste ontwikkeling. Door actuele rapportages toegankelijk te maken, ontstaan gesprekken die verder gaan dan de cijfers van gisteren. Prognoses maken scenario's bespreekbaar. Begrotingen geven richting. Bizz Briefings helpen om periodiek met ondernemers vooruit te kijken. En zodra voor een grote groep klanten kwalitatieve data beschikbaar is, ziet Jurgen ook veel mogelijkheden voor benchmarking. Niet om bedrijven met elkaar te vergelijken om het vergelijken zelf, maar om ondernemers extra inzicht te geven in hun eigen prestaties en nieuwe kansen zichtbaar te maken.

Ook de samenwerking tussen Vermetten en Bizzcontrol ontwikkelde zich gaandeweg verder. Wat begon als een implementatie groeide uit tot een partnerschap waarin beide organisaties voortdurend van elkaar leren. Vermetten brengt praktijkervaring mee vanuit de dagelijkse accountancy, terwijl Bizzcontrol inzichten deelt uit implementaties bij andere kantoren. Juist die wisselwerking zorgt ervoor dat nieuwe ideeën snel ontstaan en verbeteringen direct hun weg naar de praktijk vinden.

"De beste ideeën ontstaan niet achter een bureau," zegt Layla. "Die ontstaan doordat je samen blijft kijken wat beter kan."

Voor Vermetten is de ontwikkeling dan ook nog lang niet afgerond. De ambitie is om Bizzcontrol de komende jaren voor steeds meer klanten in te zetten en het platform een vanzelfsprekend onderdeel van de dienstverlening te maken. Niet alleen bij ondernemers waarvoor Vermetten de volledige administratie verzorgt, maar juist ook bij klanten die behoefte hebben aan actuele inzichten en toekomstgericht advies.

Want uiteindelijk draait de toekomst van accountancy volgens Jurgen niet om software of dashboards. Die zijn slechts een hulpmiddel.

"Wij willen niet alleen laten zien waar een ondernemer vandaan komt. We willen vooral helpen bepalen waar hij naartoe kan."